Validación y Certificación INEN: Buenas Prácticas de Auditoría

La auditoría ha existido desde tiempos remotos, civilizaciones antiguas como las chinas, egipcias y griegas empleaban actividades de verificación en los barcos mercantes que traían y llevaban mercancías, así como, en el pago de tributos a favor del Rey. En ese entonces, el papel del auditor, “vigilante” o “inspector” como se lo conocía era muy importante ya que representaba al Rey para asegurar que los impuestos sobre las mercancías sean calculados de forma correcta.

Posteriormente, aproximadamente en el siglo XVI, el concepto de auditoría evolucionó en la parte financiera como una verificación oficial mediante la presentación de recibos y referencia de testigos, y, a partir del siglo XIX se estableció el concepto de auditoría financiera de la manera en que lo conocemos actualmente.

La Auditoría de Calidad evolucionó considerando los conceptos y orígenes de la auditoría financiera. Es así que, a inicios de la década de los 70 surgieron los primeros esquemas de programas de auditoría donde participaban los compradores para verificar que los productos sean conformes con sus especificaciones técnicas. En la década de los 80, las industrias tomaron interés en la auditoría de calidad como parte de los efectos iniciales de la globalización, y debido a esto, en el año de 1987 es publicado el primer estándar de sistemas de gestión ISO 9001.

La organización mundial representante de la Normalización en el mundo es la ISO, por sus siglas en inglés International Organization for Standarization. ISO es un organismo mundial independiente, no gubernamental conformado por miembros de 162 países del mundo. Su objetivo es desarrollar de forma consensuada y voluntaria normativas de comercio que son relevantes para los gobiernos y para la sociedad, y, que son de aplicación mundial contemplando la innovación y suministrando soluciones a las organizaciones sobre las prácticas comunes de industrialización, servicios y comercio que existen en el mundo.

La ISO cuenta con varios Comités Técnicos, entre uno de esos está el Comité Técnico 176 (ISO TC/176), en el cual se tratan temas sobre Gestión y Aseguramiento de la Calidad. Este comité está integrado por 68 países de los cuales 15 son observadores.

El Comité Técnico 176 de la ISO ha publicado varias normativas enfocadas a los sistemas de gestión de calidad. Una de ellas es la ISO 19001 en su última versión 2012 relacionada a dictar “Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión”. Esta norma brinda lineamientos generales sobre la auditoría de sistemas de gestión incluyendo aspectos de planificación, ejecución y cierre de la misma, selección y evaluación de auditores, y gestión del programa de auditorías de una organización. Esta norma también introduce el concepto de Auditorías de Primera, Segunda y Tercera parte, así como, los conceptos de Auditorías Conjuntas y Combinadas. Es muy importante que todas las organizaciones que están incursionando en el mundo de la Calidad entiendan y apliquen esta norma, puesto que los criterios definidos son de aplicación indiscutible para cualquier tipo de Sistemas de Gestión.

El Comité Técnico 176 de ISO cuenta con un grupo de trabajo denominado “ISO 9001 Auditing Practices Group”, el cual es constituido como un grupo informal de la ISO conformado por varios expertos de mucha experiencia en implementaciones de sistemas de gestión de calidad. La información generada por este grupo de trabajo a través de papers se puede consultar en el siguiente link https://committee.iso.org/home/tc176/iso-9001-auditing-practices-group.html

Adicionalmente el Comité Técnico 176 de la ISO publicó una Directriz denominada “Auditando la eficacia de la auditoría interna” en la cual se establecen Buenas Prácticas para la planificación, ejecución y cierre de las Auditorías Internas. Dentro de esta Directriz se resalta la importancia de la Auditoría Interna como herramienta que permite asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de una organización funciona como se diseñó, así también, permite identificar debilidades del sistema y oportunidades de mejora potenciales.

Dentro de la directriz mencionada previamente, se establece que todo programa de auditoría interna debe contemplar a todos los procesos de una organización y debe darse un enfoque prioritario hacia los procesos y áreas que cuentan con información histórica de problemas y/o desviaciones a los requisitos establecidos por parte de la organización y del estándar de calidad aplicado. Se establece que estos problemas pueden resultar de aspectos como:

ü Factor Humano

ü Capacidades del proceso

ü Sensibilidad de medición

ü Cambio en Requisitos de Clientes

ü Cambios en el ambiente de trabajo

Adicionalmente, se debe considerar la influencia de los aspectos mencionados a continuación como detonantes importantes de fallas en los procesos:

ü Consecuencias severas por la falla de capacidad del proceso

ü No satisfacción del cliente

ü No cumplimiento con requisitos reglamentarios del producto o proceso

Es importante mencionar que una auditoría interna puede centrarse a la identificación de Buenas Prácticas que puedan ser replicadas en otras áreas de la organización y determinar oportunidades de mejora.

Por otro lado, la directriz de Buenas Prácticas, menciona que en una auditoría externa enfocada a la verificación del proceso de auditorías internas se sugiere como aspecto prioritario evaluar los aspectos detallados posteriormente, de tal manera que se asegure que los resultados obtenidos de la auditoría interna reflejan la realidad del sistema de gestión:

Figura 1: Aspecto a evaluar en una auditoría interna cuando se realiza una auditoría externa.

Además, la Directriz de Buenas Prácticas señala que un Auditor de Tercera Parte durante un proceso de auditoría necesita evaluar los siguientes puntos: